1- Giriş

1.1- Amaç

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), KAÇIK KEÇİ GIDA SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (“Petra”) tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin süreçleri ve usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Petra; Petra çalışanları, çalışan adayları, tedarikçileri ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını amaçlamaktadır.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin süreçler, Petra tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası’ na (“Politika”) uygun olarak gerçekleştirilir.

1.2- Kısaltmalar ve Tanımlar

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişiler.

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Çalışan: Petra’nın bir hizmet sözleşmesine dayanarak istihdam ettiği gerçek kişiler.

Çalışan Adayı: Petra’ya istihdam edilmek üzere başvurmuş olan gerçek kişiler.

Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.

Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.

Tedarikçi: Petra’ya belirli bir sözleşme çerçevesinde mal ve/veya hizmet sağlayan gerçek kişiler veya adi şirketler.

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

KVKK: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi: Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.

VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

1.1- Politikanın Kapsamı ve Kişisel Veri Sahipleri

Bu Politika; otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla, Petra Çalışanları, Petra Yönetim Kurulu üyeleri, Çalışan Adayları, Tedarikçiler, Ziyaretçiler ve Üçüncü Kişiler başta olmak üzere kişisel verileri Şirketimiz tarafından işlenen kişiler için hazırlanmıştır ve bu belirtilen kişiler kapsamında uygulanacaktır. Bu Politika, hiçbir şekilde tüzel kişilere ve tüzel kişi verilerine uygulanmayacaktır.

Şirketimiz bu Politikayı internet sitesinde yayımlamak suretiyle bahse konu Kişisel Veri Sahiplerini Kanun hakkında bilgilendirmektedir. Şirketimiz çalışanları için, Çalışanlar için Kişisel Verilerin İşlenmesi Politikası uygulanacaktır. Verinin aşağıda belirtilen kapsamda “Kişisel Veri” kapsamında yer almaması veya Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen Kişisel Veri işleme faaliyetinin yukarıda belirtilen yollarla olmaması halinde de işbu Politika uygulanmayacaktır.

Bu kapsamda işbu Politika kapsamındaki kişisel veri sahipleri aşağıdaki gibidir:

Petra Çalışanları: Petra’nın bir Hizmet Akdi çerçevesinde istihdam ettiği gerçek kişilerdir.

Petra Yönetim Kurulu Üyeleri: Şirket’in yönetim kurulu üyesi veya tüzel kişi temsilcisi olarak atanan gerçek kişilerdir.

Çalışan Adayları: Petra’ya herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Petra’nın incelemesine açmış olan gerçek kişilerdir.

Tedarikçiler: Petra’ya mal ve hizmet temin eden gerçek kişilerdir.

Üçüncü Kişi: Petra Çalışanları için hazırlanan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamına ve bu Politikada herhangi bir kişisel veri sahibi kategorisine girmeyen diğer gerçek kişilerdir.

2- Sorumluluk ve Görev Dağılımları

Petra ve Petra içerisinde İlgili Kişilerin kişisel verilerine erişim yetkisine sahip tüm birimler ve çalışanları, Politika ve ilgili mevzuat kapsamında alınan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlemeyi amaçlar.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanlar aşağıdaki gibidir.

Pozisyon Birim Görev
İnsan Kaynakları Müdürü İnsan Kaynakları Çalışan ve Çalışan Adaylarının kişisel verilerinin Politikaya uygun olarak saklanması ve işlenmesini sağlamak.
Finans Müdürü Finans Çalışan ve Çalışan Adaylarının mali verilerinin Politikaya uygun olarak saklanması ve işlenmesini sağlamak.
Bilgi İşlem Bilgi İşlem Petra’nın Soft ortamındaki verilerinin Politikaya uygun olarak saklanması ve işlenmesini sağlamak.

3- Kayıt Ortamları

Kişisel veriler, Petra tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Elektronik Ortamlar Elektronik Olmayan Ortamlar
Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım, vb.) Kağıt
Yazılımlar (ofis yazılımları, portal yazılımları.) Manuel veri kayıt sistemleri (Veri Bilgilendirme Formları)
Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. ) Basılı Kağıt Dosyalama Sistemleri
Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
Mobil cihazlar (Notebook)
Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)

4- Saklama ve İmhaya İlişkin Açıklamalar

Petra Çalışanları, Çalışan Adayları ve Tedarikçilerine ilişkin kişisel veriler KVKK hükümleri ve ikincil mevzuata uygun olarak saklar ve saklama sürelerinin sonunda imha eder. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

4.1- Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Petra, Çalışanları, Çalışan Adayları ve Tedarikçilerine ait kişisel verileri işleme amaçlarına uygun sürelerle ve kişisel verinin tabi olduğu ilgili mevzuatın öngördüğü sürelerle sınırlı olarak saklar.

4.1.1- Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Petra faaliyetleri çerçevesinde işlediği kişisel verileri, aşağıdaki ilgili mevzuatta öngörülen sürelerle sınırlı olarak saklar. Bu kapsamda kişisel veriler;

4.1.2- Saklamayı Gerektiren İşleme Araçları

Petra, ilgili kişilerin fotoğraf, sağlık bilgilerine ilişkin kişisel verilerini açık rızaya dayanarak aşağıdaki amaçlarla saklar:

Petra, faaliyetleri çerçevesinde açık rızaya ihtiyaç duymaksızın işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar:

4.2- İmhaya İlişkin Açıklamalar

4.2.1- İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler:

5- Teknik ve İdari Tedbirler

Petra, Kişisel Verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12 nci maddesi ve 6 /4 fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri alır.

5.1- Teknik Tedbirler

Petra tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

5.2- İdari Tedbirler

Petra tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

6- Kişisel Verilerin İmha Teknikleri

Paragraf 4.2 de belirtilen imha sebeplerinin ortaya çıkması üzerine kişisel veriler, Petra tarafından resen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

6.1- Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler aşağıda belirtilen yöntemlerle silinir.

Veri kayıt Ortamı Açıklama
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veri tabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.

6.2- Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel veriler, Petra tarafından aşağıda belirtilen yöntemlerle yok edilir.

Veri kayıt Ortamı Açıklama
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde veya yakma yöntemi ile geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

6.3- Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel veriler anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

Petra, kişisel verileri anonimleştirmemektedir.

7- Saklama ve İmha Süreleri

Petra, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olduğu kişisel verilerle ilgili olarak;

Politikasında açıklamaktadır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Petra tarafından güncellemeler yapılır.

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için resen silme ve/veya yok etme işlemi Petra Bünyesinde oluşturulan Kişisel Verileri Koruma Kurulu ve üyeleri tarafından yerine getirilir.

Süreç Saklama Süresi İmha Süresi
İnsan Kaynakları iş Başvuruları İstihdam söz konusu olmadığı takdirde iş başvurusunun yapıldığı tarihten sonraki ilk imha periyodunda Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Tedarik Sözleşmelerinin hazırlanması 2 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İletişim Çalışma süresi boyunca Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Sağlık Dosyası oluşturulması İlgili mevzuat aksini öngörmediği sürece istihdam süresine ek olarak 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Denetim süreçleri (ehliyet ve belgeler) İstihdam süresine ek olarak 2 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kamera Kayıtları Kayıt süresini Takiben 60 gün içinde Kayıt tarihi itibari ile 60 gün sonra imha edilmektedir.

8- Periyodik İmha Süresi

Petra’nın, periyodik imha süresi 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, Petra her yıl Mart ve Ekim aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

9- Politikanın Yayınlanması ve Saklanması

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır.

10- Politikanın Güncellenme Periyodu

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

11- Politikanın Yürülüğü ve Yürürlükten Kaldırılması

Politika, Petra içinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politikanın ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile saklanır.